Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Amaç ve Kapsam 

İşbu Politika, Veri Sorumlusu NG İnsan Kaynakları tarafından, KVKK’nın 7. maddesi uyarınca uyulması gereken usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

NG İnsan Kaynakları, bünyesinde bulundurduğu, tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonimleştirilmesi sırasında işbu Politika’ya ve Politika’ya bağlı olarak uygulanacak araç, program ve süreçlere uygunluk sağlayacağını taahhüt eder.

İşbu Politika; NG İnsan Kaynakları’ün kişisel verileri işlediği herhangi bir sürece dâhil olan çalışanı,  çalışan adayı, tedarikçi yetkilileri, tedarikçi çalışanı, potansiyel ürün veya hizmet alıcısını, ürün veya hizmet alan kişileri, stajyerleri, iş ortaklarını,  hissedarlar/ortakları, habere konu olan kişileri, habere konu kişiyi, ziyaretçileri, kamu görevlileri, ticaret ve iş ilişkisi içinde bulunduğu kurum ve kuruluşların çalışanlarını ile yetkilileri, ağa bağlanan 3. Kişi, eğitmen, referans, çalışan yakını, kişisel verilerini işlediği herhangi bir sürece dâhil olan diğer 3. kişilere ait kişisel verileri kapsamaktadır.  

İşbu Politika; NG İnsan Kaynakları’ün kişisel veri üzerinde uygulayacağı tüm imha faaliyetlerini kapsamakta olup, her türlü imha gereksinimi sonucunda uygulanacaktır.

İşbu Politika kişisel veri olmayan veriler hakkında uygulanmayacaktır.

Konuyla alakalı yeni mevzuatlar yayımlanması veya ilgili mevzuatın güncellenmesi durumunda, işbu Politika ilgili mevzuatlara uyumlu olacak şekilde güncellenerek mevzuat gerekliliklerine uyulacaktır.

• NG İnsan Kaynakları, işbu Politika ile aşağıda belirtilen ortamlardaki ve belirtilen ortamlara ek ortaya çıkabilecek tüm ortamlardaki kişisel verileri kapsadığını kabul eder.Ağ cihazları,

• Ağ üzerinde veri saklanması için kullanılan paylaşımlı/paylaşımsız disk sürücüleri,

• Bulut sistemleri,

• Şirket adına kullanılan bilgisayarlar/sunucular,

• Flash hafızalar,

• Kâğıt,

• Manyetik bantlar,

• Mikrofiş,

• Mobil telefonlar ve içerisindeki tüm saklama alanları,

• Optik diskler,

• Yazıcı, Parmak izi okuyucu gibi çevre birimler.

Tanımlar

KAYIT ORTAMLARI 

Elektronik Ortamlar

• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)

• Çıkartılabilir bellekler (USB, hafıza kartı vb.)

• Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü) 

• Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)

• Optik diskler (CD, DVD, vb.)

• Sunucular (Etki alanı, yedekleme, e-posta, veritabanı, web, dosya paylaşım vb.)

• Video kaydı ve ses kaydı

• Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

• Yazılımlar (Ofis yazılımları …)

Elektronik Olmayan Ortamlar 

• Kâğıt 

• Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi girişi defteri) 

• Yazılı, basılı, görsel ortamlar 

SAKLAMA ve İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

NG İnsan Kaynakları tarafından; işbu Politika ile kişisel verilerinin işlediği herhangi bir sürece dâhil olan çalışanı,  çalışan adayı, tedarikçi yetkilileri, tedarikçi çalışanı, potansiyel ürün veya hizmet alıcısını, ürün veya hizmet alan kişileri, stajyerleri, iş ortaklarını,  hissedarlar/ortakları, habere konu olan kişileri, habere konu kişiyi, ziyaretçileri, kamu görevlileri, ticaret ve iş ilişkisi içinde bulunduğu kurum ve kuruluşların çalışanlarını ile yetkilileri, ağa bağlanan 3. Kişi, eğitmen, referans, çalışan yakını, kişisel verilerini işlediği herhangi bir sürece dâhil olan diğer 3. kişilere ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir.   

Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.

Saklamaya İlişkin Açıklamalar

KVKK’nın 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, KVKK’nın 4. maddesinde işlenen kişisel verilerin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, KVKK’nın 5 ve 6. maddelerinde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre, NG İnsan Kaynakları faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu

• 2004 sayılı İcra İflas Kanunu

• 4458 sayılı Gümrük Kanunu

• 4857 sayılı İş Kanunu

• 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu

• 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu

• 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

• 6769 sayılı Sınai Mülkiyet Kanunu

• İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

• 6563 Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun

• 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

• 5352 sayılı Adli Sicil Kanunu,

• Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik

Kişisel veriler, bu kanunlar ile yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

NG İnsan Kaynakları, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel veriyi aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar:

• Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Çalışan Adaylarının Başvuru Sürecinin Yürütülmesi,

• Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Çalışan İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi,

• Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Denetim/Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi,

• Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi,

• Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temin Etmesi,

• Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi,

• İç Denetim / Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, 

• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması,

• İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetlenmesi,

• İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• Lojistik Faaliyetlerin Yürütülmesi,

• Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Sponsorluk Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• Talep / Şikâyetlerin Takip Edilmesi,

• Ürün/Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi,

• Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi,

• Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi,

• Zimmet Faaliyetlerinin Yürütülmesi.

İmhayı Gerektiren Sebepler

NG İnsan Kaynakları’ün, İlgili Kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; 

• İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

• İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

• Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, İlgili Kişi’nin açık rızasını geri alması,

• Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

• KVK Kurulu’na şikâyette bulunması ve bu talebin KVK Kurulu tarafından uygun bulunması,

• KVKK’nın 11. maddesi gereği İlgili Kişi’nin hakları çerçevesinde kişisel verilerin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun NG İnsan Kaynakları tarafından kabul edilmesi

durumlarında, NG İnsan Kaynakları tarafından İlgili Kişi’nin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

TEKNİK ve İDARİ TEDBİRLER

Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesiyle KVKK’nın 6. maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için KVK Kurulu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde NG İnsan Kaynakları tarafından teknik ve idari tedbirler alınır. 

• Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.
• Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.
• Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, gelistirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.
• Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.
• Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
• Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.
• Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önlemleri alınmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.
• Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Şifreleme yapılmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.
• Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TEKNİKLERİ 

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, NG İnsan Kaynakları tarafından re’sen veya İlgili Kişi’nin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel veriler, NG İnsan Kaynakları tarafından veya gerekli görülür ise NG İnsan Kaynakları’ün belirlediği başkaca bir 3. kişi tarafından aşağıda belirtilen yöntemlerle imha edilir.

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel veriler, NG İnsan Kaynakları tarafından aşağıda belirtilen yöntemlerle yok edilir.

Yukarıda sayılan durumların gerçekleşmesi sırasında NG İnsan Kaynakları; KVKK, Yönetmelik ve ilgili diğer mevzuat hükümlerine veri güvenliğinin sağlanması amacıyla tam uyum sağlamakta ve gerekli tüm idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi Kayıt Ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

SAKLAMA ve İMHA SÜRELERİ

Saklama Süresi

NG İnsan Kaynakları tarafından, kişisel verilerin saklanma süreleri belirlenirken yürürlükte bulunan mevzuat ve süreç konusu verilerin işlenme amaçları göz önünde tutularak bir belirleme yapılmaktadır. 

Saklama süreleri, her halükârda kanuni yükümlülükler ve ilgili zamanaşımı süreleri ışığında tespit edilmektedir. 

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde NG İnsan Kaynakları tarafından güncellemeler yapılabilmektedir. Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. 

Periyodik İmha Süresi

Yönetmeliğin 11. maddesi gereğince NG İnsan Kaynakları, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, her yıl Mart ve Eylül aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

POLİTİKANIN YAYINLANMASI ve SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, resmi internet sayfasında açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da NG İnsan Kaynakları’de saklanır.

VIII.POLİTİKANIN İHLALİ ve YAPTIRIMLAR

Bu Politika’nın ihlali halinde, Talimat gereğince; o tarihte geçerli disiplin süreci işletilerek, uyarma, kınama, para cezasının tahsili yoluna gidilebilir ve sözleşme feshi yaptırımlarından bir ya da birkaçı birden uygulanabilir, ayrıca yasal işlem başlatılabilir.

POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ

NG İnsan Kaynakları tarafından düzenlenen İşbu Politika, 30/11/2021 tarihinde yürürlüğe girmiş olup, Politika’nın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda gerekli güncellemeler yapılacaktır. 

İşbu Politika’nın uygulanmasını, güncellenmesini, duyurulmasını Komite yürütür.